Snack IA #09 - Documentar 10x más rapido usando IA

Ha sido una semana tranquila en noticias relacionadas a IA. Y esa es LA noticia.

¿Por qué pasa esto ahora?

Las empresas líder del mercado empujaron por avances y anuncios en los últimos meses. 

La realidad muestra que todas tienen muchas dificultades para hacer funcionar lo que prometen en los tiempos anunciados, con usuarios reales y en escala. 

Posiblemente veamos semanas o meses de ajustes para lanzar lo que fue prometido, hasta que nuevamente alguna empresa inicie una tanda de anuncios que todas las grandes empresas seguirán para intentar (al menos en el discurso) no quedarse atrás. 

Hoy en día, más del 90% de las herramientas existentes en IA son conectores a Open AI que facilitan su uso. Esto no implica falta de utilidad, más bien todo lo contrario. 

Con cada nueva herramienta, las empresas tienen una oportunidad para ser más eficientes.

📷 Cómo documentar 10x más rápido con IA

Hace algunas semanas mencioné la herramienta Guidde en la sección de TOOLS de este newsletter. 

En las últimas semanas, experimenté con varias herramientas similares y me sorprendieron las mejoras que me generaron en los procesos de documentación.

Hablamos de algo tan simple como tocar capturar en un botón del Chrome, y detenerlo cuando hayas finalizado el proceso. Y luego la IA hace magia por vos, ordenando todo los pasos que hiciste. 

Si Loom simplificó la grabación de vídeos y tutoriales (algo que fue increíblemente difícil por años), hoy en día le podés sumar el paso a paso explicando procesos a costo cero. 

Para quienes documentamos cada proceso que realizamos (algo que todas las empresas deberían hacer), esto es una reducción inmensa en los tiempos de trabajo. 

Si aún no tienen esta mentalidad de documentar los procesos de forma clara, te comparto algunas razones de por qué tu empresa debería realizarlo. 

📞 Facilita la Comunicación y la Colaboración

Documentar de manera detallada y organizada, incluyendo videos explicativos, asegura que todos los miembros del equipo tengan acceso a la misma información.

Esto es especialmente útil en equipos distribuidos, donde las zonas horarias y los horarios de trabajo pueden variar. Herramientas de video permiten una comprensión más clara de los procesos complejos, ya que los empleados pueden ver y escuchar las explicaciones en lugar de solo leerlas.

🏋️ Acelera la Capacitación y la Integración

Un buen sistema de documentación, complementado con videos tutoriales, puede acelerar significativamente el proceso de capacitación para nuevos colaboradores. Los videos pueden mostrar de manera práctica cómo realizar tareas específicas, lo que puede ser más efectivo que los manuales escritos.

Esto no solo reduce el tiempo de entrenamiento sino que también permite que los nuevos colaboradores sean productivos más rápidamente.

🏛️ Preserva el Conocimiento Institucional

Documentar procesos y conocimientos críticos, incluyendo grabaciones de reuniones clave y tutoriales en video, ayuda a preservar el conocimiento institucional. Esto es esencial para minimizar el impacto de la rotación de personal, ya que la información valiosa no se pierde cuando un empleado deja la empresa.

Las herramientas de video también permiten capturar detalles visuales y contextuales que pueden ser difíciles de transmitir por escrito

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